6 étapes incontournables pour bien gérer un projet !

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Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet ! 1

Réussir à expliquer le management de projet en 6 étapes est un vrai challenge !

Ce tutorial va donc vous apprendre concrètement comment préparer un projet, le planifier de Aà Z et le suivre, afin d’atteindre vos objectifs.

A la fin de cet article, vous trouverez d’autres ressources (comment gérer les relations personnelles, des modèles de documents…).

Les 6 principales étapes d’une bonne gestion de projets sont :

  • Etape 0 – Définir les objectifs du projet
  • Etape 1. Découper le projet et définir la liste des tâches
  • Etape 2. Définir l’enchaînement logique des tâches
  • Etape 3- Ajouter les durées et des contraintes sur certaines tâches et intégrer des tâches externes
  • Etape 4- Définir et attribuer les ressources
  • Etape 5- Planifier et assurer le suivi du projet
  • Bonus : Les principaux logiciels de gestion de projets

Voici le sommaire de ce dossier et les thématiques abordées :

Etape 0 – Définir les objectifs du projet

L’étape 0 parait un “basique”, mais elle est trop souvent négligée (c’est pour cela que je l’ai nommée étape 0, tellement elle parait évidente… et pourtant elle est trop souvent négligée !).

Ne pas définir les objectifs du projet elle peut induire un “effet tunnel” (c’est à dire se lancer et avancer jusqu’à ce que l’on se rende compte qu’on a mal compris, mais souvent tardivement), ou encore partir sur de mauvaises bases ce qui obligera plus tard à devoir refaire le travail.

Il est essentiel de clarifier les objectifs du projet (la priorité N°1, et les objectifs secondaires), ce que l’on attend de vous (livrables, temps, délais, budgets…) et la souplesse que vous pouvez avoir.

Il est indispensable d’écrire cela dans un document, afin de ne pas laisser de place aux malentendus, et surtout le faire valider par le donneur d’ordres.

Parfois, vous pouvez comprendre une chose et votre manager une autre (ex: donneur d’ordre veut des résultats rapides pour montrer à sa direction que cela avance, alors que le chef de projet va passer du temps à préparer le dossier et à faire des réunions préparatoires).

Concernant les contraintes classiques d’un projet à prendre en compte lors de l’étape 0, vous avez généralement :

  • Le temps pour le réaliser (1 semaine, 1 mois…)
  • L’argent pour le faire (budget “no limit” car prioritaire ou au contraire un bricolage vite fait)
  • Les fonctions que vous souhaitez y mettre ou les résultats qui sont attendus (quelle est la “killer feature” c’est à dire ce qu’il est indispensable de livrer)
  • L’importance pour la direction générale ou la stratégie de l’entreprise

Sachant que ce qui est souvent décisif, c’est les facteurs temps / argent / fonctions.

Ces 3 contraintes forment un triangle, que vous pouvez changer pour faire en sorte de respecter l’une ou l’autre de ces contraintes.

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Un bon moyen de clarifier le résultat obtenu, et donc de laisser le décideur choisir lui même afin de ne pas vous retrouver en mauvaise posture…

A noter : si votre commanditaire ne vous propose pas de solutions (ex: plus de moyens, plus de temps…), alors demander lui “Mais comment faire alors ?”. Cela vous permet de lui renvoyer le problème à la figure au lieu de devoir vous justifier et trouver vous même des solutions impossibles à tenir.

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La première étapeà réaliser est celle de dresser la liste des tâchesà réaliser.

C’est cette étape qui est la plus délicate, car elle jette les fondations du projet.

Si l’on oublie une tâcheà ce moment-là , le projet sera faussé, et sa gestion le sera donc aussi.

Listez toutes les tâches possibles et imaginables, et soyez très critique vis-à-vis de cette liste : pour chaque tâche, demandez-vous toujours De quoi ai-je besoin au préalable pour pouvoir faire cela ? Qu’est-ce que cela implique pour le reste du projet ?.

En procédant de cette manière, vous trouverez par déduction et par induction de nouvelles tâches que vous auriez pu oublier, des pré-requis techniques…

Autre conseil : distinguez-bien le fait de réaliser une tâche et le fait de la valider, et le communiquer.

Comme nous l’enseignent les lois du temps, la plus grande partie de temps gâché est celle avant de réaliser l’action : les gens perdent un temps fouà se déciderà effectuer une action, prenez-le en compte et découpez bien votre projet dans le détail !

Le mieux est de commencer par un papier & crayon, et de partir du but final.

En effet en partant du but à atteindre vous allez prioriser vos efforts sur cet élément, au lieu de commencer par les détails.

Ensuite, vous pouvez vous utiliser :

  • Soit un fichier Excel avec la liste des tâches et les dates jalons, accompagné d’un fichier Powerpoint avec de grandes dates (adapté pour des projets peu complexes ou déjà connus).

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  • Soit utiliser un fichier de MindMapping (plus efficace dans le cas de projets complexes pas clairs).

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Dernière chose: vous n’avez pas forcémentà lister les tâches par ordre parfaitement chronologique, c’est juste plus pratique pour la suite.

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Tout ne doit pas se faire en même temps, et il est essentiel de commencer des chantiers immédiatement.

Par exemple, vous pouvez organiser une réunion de lancement de projets avec les parties prenantes bien avant d’avoir tous les éléments en main.

En anticipant cela, vous allez déjà avancer sur le projet (et ne pas subir des indisponibilités), mais en plus vous allez vous fixer une première date pour avancer sur le projet.

2.2. Types de liaisons

On appelle liaison ou dépendance ou lien de dépendance le lien qui unit un prédécesseurà un successeur.

D’ailleurs,à ce propos, il existe 4 types de liaisons : FD (finà début), FF (finà fin), DD (débutà début), DF (débutà fin). Définissez également les délais entre les tâches.

  • FD – Fin-à-Début : La tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n’est pas terminée. C’est le type de liaisons le plus courant. Représente environ 95% des liaisons entre deux tâches. Par exemple, la diffusion du rapport ne peut pas commencer tant que la rédaction du rapport n’est pas terminée.
  • FF – Fin-à-Fin : La tâche B ne peut pas terminer tant que la tâche A n’est pas terminée. La tâche B se terminerà tout moment une fois que la tâche A est elle-même terminée, et elle n’est pas obligée de terminer en même temps. Par exemple, le contrôle des installations électriques d’un chantier ne peut pas terminer tant que toutes les installations n’ont pas été achevées. Dans ce cas, la tâche B est menée au fur età mesure que les installations sont réalisées : on n’a pas besoin d’attendre que toutes les installations soient réalisées pour commencer le contrôle de la 1ère installation.
  • DD – Début-à-Début : La tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n’a pas commencé. Petite précision : la tâche B peut commencerà tout moment une fois que la tâche A a commencé, elle n’est pas obligée de commencer en même temps. Par exemple, la rédaction du rapport ne peut pas commencer tant que la création du plan détaillé du rapport n’a pas commencé.
  • DF – Début-à-Fin : La tâche B ne peut pas terminer tant que la tâche A n’a pas commencé. C’est le type de liaison le plus rare. Par exemple, vous ne pouvez pas terminer l’assemblage des toits d’un lotissement tant que la charpente n’a pas commencé.

Sur certaines liaisons, des contraintes de durée peuvent être appliquées. Par exemple, si je peinds un mur, la première couche me prendra 1h.

Néanmoins, pour attaquer la seconde couche, je vais devoir attendre que la première couche ait séché 6h.

Ma tâche “première couche” ne durera donc pas 7h (car en réalité je serai libre pendant 6h), mais elle durera 1h, avec une liaison FD de 6h vers la tâche “seconde couche”.

Sous Open Workbench, cela se nomme “écart” dans les propriétés des tâches.

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Tout le monde se réserve toujours des marges de sécurité pour réaliser des actions.

Les actions du chef de projet sont donc de :

  • Bien formaliser les demandes aux parties prenantes
  • Faire une relance avant la date de livraison des livrables (et si nécessaire recaler une date)
  • Trouver des leviers (relationnels, hiérarchique, budgétaires, organisationnels…) pour faire avancer les dossiers
  • Caler des dates (réunions, remises de documents…) acceptés par les participants (en leur demandant leurs avis, et si nécessaire de voir ce qui est livré ou compris pour réduire les délais ou les coûts).

3.1. Durées ou charge de travail

A présent, cela va dépendre selon que vous travaillez avec Microsoft Project ou Open Workbench ou un autre logiciel de gestion de projet (ex: Asana, Wrike, Trello…).

En effet dans le cas de Microsoft Project, vous allez entrer directement les durées des tâches, il s’agira donc d’une entrée de votre part dans le logiciel.

En revanche, dans le cas d’Open Workbench, vous allez entrer le “Reste-à-Faire” en même temps que les ressources. Il ne s’agit pas d’une durée, mais d’une charge de travail (par exemple, pour rédiger un rapport, il faudra 3h de travail).

Dans un autre logiciel de gestion de projets, il s’agit de caler des tâches et de caler des dates dans les planning des ressources.

A partir de cette charge de travail et de la disponibilité des ressources, on obtiendra une durée finale.

La durée est donc une sortie du logiciel (par exemple, la rédaction d’un rapport qui ne prendrait que 3h de travail combinéeà une disponibilité de 30min par jour prendra 6 jours). Bref, charge de travail ou durée, entrez-laà ce moment-là .

Certaines tâches ont des contraintes de dates.

C’est le moment de les rentrer. Par exemple, la déclaration d’impôt possède une contrainte de fin au plus tard le 31 mai. Cette tâche possède donc une contrainte de type “fin au plus tard” qui a pour valeur 31 Mai.

Si cette contrainte n’est pas respectée, votre projet “impôts” risque d’avoir des problèmes. Il existe également d’autres contraintes :

  • début au plus tôt
  • début au plus tard
  • doit commencer le
  • doit finir le
  • fin au plus tôt
  • fin au plus tard

Votre projet dépend également de tâches externes.

Dans ce cas-là , vous pouvez soit choisir de les rentrer directement en tant que tâche standard, soit les rentrer uniquement sous forme de “jalon”, c’est-à-dire une tâche de durée zéro, un simple pointà valider avant de pouvoir passerà la suite.

C’est vous qui voyez.

Pour ma part, étant donné que les projets que j’aià gérer sont assez simples, je préfère les rentrer en tant que tâches normales avec des ressources extérieures.

Si en revanche vous montez en complexité, le problème se posera si vous procédez de cette façon : en effet, pour calculer les coûts du projet, le logiciel prendra également en compte le coût de ces ressources externes que vous n’avez normalement pasà inclure sous cette forme dans votre projet.

Sur un projet, vous êtes la ressource principale pour organiser, et souvent faire les choses.

Attention cependant à ne pas faire à la place des autres : non seulement vous risquez de faire moins vite et moins bien, mais en plus en cas de problème vous pourriez être tenu comme responsable…

Faites donc bien attention à apprendre à déléguer, et à être assertif (c’est à dire demander sans imposer).

Ici, le problème est simple : vous devez purement et simplement dresser la liste des ressources.

N’oubliez pas le matériel : les ressources n’impliquent pas seulement l’humain.

Chaque ressource aura des contraintes de disponibilité ou de charge maximale qui lui seront propres.

N’oubliez donc pas de définir leur nombre d’heures disponibles par jour, leurs jours de repos (età l’inverse leurs jours de travail si elles sont disponibles pendant les week-ends) ainsi que la part de leur temps qu’elles pourront consacrer au maximum sur une tâche.

Par exemple, on peut imaginer quelqu’un qui travaillera tous les jours, même le week-end, mais qui ne sera disponible que 2 heures par jour, et qui ne pourra passer que la moitié de son temps (50%) sur une tâche.

Cet exemple combine les trois contraintes.

Une fois que vous avez votre liste des ressources, vous pouvez les affecterà vos tâches.

N’oubliez pas de préciser à ce moment-là le Reste-à-Faire.

Le Reste-à-Faire dépend des ressources ET des tâches, ce n’est pas une simple charge de travail par tâche divisible entre les ressources.

A présent, il ne vous reste plus qu’à planifier le projet.

Cela va vous permettre ensuite de comparer le prévisionnel et le réel, pour voir où vous avez pêché, et ainsi vous améliorer de manière continue.

Il y a des fonctionnalités prévues dans les logiciels de gestion de projet (voir la fin de ce dossier).

Ici démarre la gestion de projetà proprement parler.

Ce que nous avons fait jusqu’à présent relevait plutôt du management de projet, étant donné que vous avez participéà la définition des tâches et des objectifs.

Le point principal est de faire vivre votre planning et de le réviser au jour le jour : de cette manière, vous comprendrez en direct ce qu’un changement au niveau d’une tâche implique quantà la date de fin du projet, et vous pourrez prendre les mesures de rattrapage nécessaires.

J’insiste : le planning doit vivre au rythme du projet, sinon il ne sert plus à rien.

Idéalement, vous devez aussi avoir un espace partagé (Google Docs, Google Sheets, Wiki, Intranet, slack, Asana, Trello, wrike…) qui centralise l’information pour tous.

Cela vous permet par exemple de dire “Oui, tu as l’information sur l’espace projet…” au lieu de perdre des heures à montrer à tout le monde où se trouve l’information…

Planifiez vous surtout des réunions personnelles dans votre agenda afin de relancer les personnes… Vous verrez que souvent, même les personnes avec la meilleure volonté, n’obéissent qu’aux personnes qui “crient” le plus fort ou qui les relancent souvent.

Une petite astuce est de passer au bureau des personnes juste pour dire bonjour, faire un coucou… cela permet de physiquement ne pas oublier que les participants doivent vous rendre des éléments !

C’est une phase souvent négligée, c’est d’indiquer la fin du projet, avec une fête de fin de projet.

Souvent la fin de projet est souvent liée à la mise en place de celui ci, mais il est conseillé de faire 2 événements séparés :

  • Un lancement officiel du projet qui sera le point de départ pour les utilisateurs
  • Une clôture de projet qui sera une fête pour les participants au projet

Etape 6 : Faire un retour d’expérience post projet (REX)

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Le Retour d’EXpérience (ou REX) permet de faire une analyse “post mortem” de son projet avec ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas marché…

Le but est de réunir les principaux acteurs du projet plusieurs semaines après la fin du projet, afin d’avoir un retour “à froid”, c’est à dire une fois le projet mis en place.

Le REX permet de ne plus refaire les mêmes erreurs pour les prochains projets, et souvent de récompenser les participants au projet.

Ici s’achève cet article qui a tenté de vous initier au management de projets en 6 grosses étapes.

Bien entendu, rien ne vaut une formation complète et détaillée sur ce sujet ou la lecture d’un bon ouvrage de référence.

Mais si vous n’avez ni le temps ni les moyens de vous offrir des formations de ce type, dépassant facilement les 2000€, j’espère au moins qu’à travers cet article, vous en aurez appris un peu plus sur comment gérer vos projets.

Les principaux logiciels de gestion de projets

Pour automatiser la gestion de vos projets, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de projets.

Pour un projet ultra simple (ex : organiser un salon, un web séminaire…), un document Word de référence et/ou un fichier Excel partagé suffisent.

Pour un petit projet dans une PME, une Startup, pour une mission de Freelance… Wrike ou Asana suffisent largement.

Pour un projet plus complexe, MS Project est généralement plus adapté.

Pour le développement d’un logiciel, d’un produit… en mode agile, Trello est généralement bien adapté.

En complément, utilisez des logiciels de communication comme Slack, Teams… afin d’avoir rapidement des réponses et garder un historique des échanges (groupés ou individuels).

MS Project: le plus complet, mais aussi le plus complexe… à réserver aux gros projets très structurés avec gestion du temps passé, du coût…

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BaseCampHQ.com : c’est le leader mondial des sites de gestion de projets. Il est simple et facile à utiliser.

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http://www.redmine.org/: c’est un logiciel de gestion de Projets Open Source. Il est assez rustique, mais il est gratuit.

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Wrike est un logiciel de gestion de projets complet, avec une gestion des tâches liées aux projets, avec la gestion des images, vidéos…

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Asana : ce logiciel de gestion de projets en ligne est très complet, avec une gestion pointue des tâches, avec en particulier des Gantt… C’est un logiciel pour les entreprises plus structurées.

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https://slack.com/ : Slack outil de travail collaboratif sous la forme d’un chat où l’on peut partager des documents, mettre des commentaires… mais ce n’est pas un outil de gestion de projet, c’est une solution de travail collaboratif qui vient compléter Asana, MS Project, Wrike… en apportant plus d’interactivité. Slack est gratuit pour les petites équipes.

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– Teams : le logiciel de communication de Microsoft (chat, réunion, visio…).

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Trello: c’est un outil de gestion de tâches plutôt qu’un vrai outil de gestion de projets (ex: pas de Gantt, pas de gestion des temps…), mais il permet de gérer projets très simplement et visuellement, en particulier ceux qui utilisent la méthode agile.

Pour utiliser correctement Trello il faut installer les plugins Chrome suivants :

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Et voici le résultat :

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Workflowy.comGestion des priorités hyper simple, par exemple pour organiser une semaine de travail, un projet… C’est plus un outil d’organisation personnelle.

Source officielle de cet article : site web ici

Marino Stozza
Marino Stozza
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