Logiciel devis facture : 17 conseils pour faire le bon choix et 5 erreurs à éviter !

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Logiciel devis facture : 17 conseils pour faire le bon choix et 5 erreurs à éviter !

Choisir un bon logiciel devis facture est une décision importante, même pour une TPE. En effet, un bon logiciel de devis facture vous permettra de gagner du temps au quotidien, au lieu de vous faire perdre vos soirées et vos week-ends sur votre facturation et votre comptabilité.

C’est pourquoi dans cet article nous allons voir ensemble 17 conseils pour choisir le logiciel de devis facture le mieux adapté à votre activité, que cela soit un logiciel de devis facture bâtiment, un logiciel devis facture auto entrepreneur ou pour tout autre activité.

Vous aurez également une liste des erreurs à éviter, ainsi qu’une checklist pour tester les différents logiciels.

Pourquoi utiliser un logiciel devis facture ?

C’est malheureusement un fait : beaucoup de chefs d’entreprises et d’entrepreneurs passent leurs soirées et weekends à faire de la gestion administrative

Même si c’est indispensable, ce n’est pas ce qui doit animer vos soirs et weekends…

Au lieu de perdre votre temps à faire de la facturation, vous devez réserver le maximum de votre temps à générer de la valeur ajoutée pour vos clients, à appeler vos prospects, voire tout simplement à vous reposer.

Un des premiers pas est d’automatiser votre facturation avec un logiciel de devis facture.

Mettre en place un logiciel de devis factures présente de nombreux avantages, en particulier il permet :

  • De donner une image professionnelle de votre entreprise, avec des devis et factures avec un rendu impeccable et un design Pro (logo, lignes de détails…) et une valorisation de vos produits et services (ex: des images…). Cela vous permet d’être plus convaincant et de rassurer vos prospects.
  • D’être conforme à la législation, en particulier sur la validation des factures (car il n’est plus possible de faire des factures sur Word ou Excel !).
  • De simplifier le travail de votre comptable en lui envoyant en 1 clic votre journal de ventes (et plus une facture 1 à 1)
  • De suivre vos affaires (gamme de produits les plus rentables, meilleurs clients, taux de marge, évolution de l’activité…) et relancer les impayés

Au delà de la simple facturation, les logiciels de gestion commerciale permettent d’aller plus loin, en automatisant une plus grande partie de vos tâches administratives :

  • La gestion des stocks (stock mini / maxi, mais aussi la disponibilité, le calcul du prix moyen d’achat…).
  • Le suivi des achats (réalisation des bons de commande, vérification des prix facturés…).
  • La gestion de la Relation Client – CRM – (suivi des opportunités commerciales, fichier prospects…)

Certains logiciels vont même encore plus loin, avec un véritable intégré de gestion (un mini ERP), en automatisant la gestion des notes de frais…

C’est par exemple le cas du logiciel de gestion commerciale Axonaut (vous pouvez essayer gratuitement sur CE LIEN), et nous verrons plus loin leurs conseils pour sélectionner un bon logiciel de devis facture.

logiciel devis facture axonaut

L’intérêt étant d’automatiser encore plus de tâches administratives, à la fois pour gagner du temps, mais aussi pour être plus réactif.

17 conseils pour choisir un logiciel de facturation

choisir logiciel devis facture

Même si l’on est une TPE ou une PME, le choix d’un logiciel de devis facture ne doit pas être anodin, car tous les logiciels ne se valent pas.

Si l’on se contente de regarder les sites internet, il est possible de penser que tous les logiciels font la même chose, c’est loin d’être le cas lorsque l’on vérifie dans les détails.

Il y a plusieurs points à prendre en compte :

  • La facilité d’utilisation, le but est de passer le moins de temps sur sa gestion commerciale, il faut donc qu’il soit simple et efficace (ex: duplication, ajout d’un paiement…).
  • La profondeur fonctionnelle, car au delà de faire un simple devis et une facture, vous devez avoir besoin d’ajouter du texte, différents prix, des photos, des phases…
  • Le support technique, car lorsque l’on est coincé avec son logiciel, il faut éviter de perdre des heures à chercher.

Un autre point à retenir, c’est qu’il faut désormais adopter obligatoirement un logiciel de devis factures en ligne (sur le Cloud).

Le fait de pouvoir accéder de n’importe où et depuis n’importe quel PC à son logiciel de facturation est indispensable, à la fois pour créer la facture de chez vous ou chez un client, depuis votre bureau ou à votre domicile…

Pour vous aider à choisir le bon logiciel de Devis Factures, voici 17 conseils qui vous aideront à faire le bon choix.

1 – Vérifiez l’adaptation aux spécificités de votre activité

Il est difficile de faire simple et complet, et à l’inverse de faire un logiciel complet et simple.

C’est pourquoi les logiciels de facturation d’entrée de gamme sont souvent très simples à utiliser, mais parfois la profondeur fonctionnelle est limitée.

Et c’est normal : un ERP pour une grande entreprise nécessitera des jours de paramétrages et de développements sur mesure, alors qu’un logiciel de facturation pour une PME ou un TPE pourra être mis en place en à peine une journée.

C’est pourquoi, si vous êtes une TPE ou une PME, vous ne devez retenir que les logiciels qui offrent des versions d’essais.

Vérifiez donc que le logiciel sait gérer les spécificités de votre activité (ex: facturation en TTC ou HT, gestion du statut auto-entrepreneur, la gestion d’un compte bancaire et de stripe…).

Pour cela, mettez-vous en mode storytelling (c’est à dire suivre un scénario réaliste avec de vraies chiffres et données) lorsque vous ferez votre test :

  • Faites un scénario complet d’une journée type (ex: reprenez vos 2 derniers devis types, et vos 3 dernières factures)
  • Faites comme si vous étiez en fin de mois ou fin de semaine avec des actions spécifiques (ex: envoyer votre journal des ventes à votre expert comptable, envoi des notes de frais…).

2 – Sélectionnez un logiciel qui évolue souvent et qui respecte les évolutions légales

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Il faut distinguer les évolutions techniques des évolutions légales.

Les évolutions techniques sont généralement disponibles 2 ou 3 fois par an.

Pour connaître les dernières évolutions, il suffit de demander à l’éditeur la liste des nouvelles fonctionnalités de l’année.

Vous verrez rapidement si les logiciels stagnent (ex: les logiciels Ciel et Sage qui ont peu d’évolutions depuis des années), ou au contraire les produits s’enrichissent de mois en mois.

Les mises à jour régulière sont d’ailleurs l’un des avantages d’un logiciel de devis et factures en ligne (en mode SaaS), vous en bénéficiez automatiquement sans rien avoir à faire.

L’autre avantage des logiciels de facturation en ligne, c’est que les mises à jour légales sont incluses, et donc l’outil se met à jour afin de respecter les dernières normes.

En particulier il y a des contraintes légales sur l’intangibilité des factures, la possibilité de vérification par les services des impôts…

Concernant les mises à jour légales (RGPD, mentions sur les factures…), généralement tous les éditeurs de logiciels sont à jour, donc il n’est pas nécessaire d’y passer trop de temps.

3 – Vérifiez que le système de validation des factures respecte la Loi, sans pour autant devenir une contrainte

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L’administration fiscale a renforcé considérablement les contraintes au niveau des logiciels de facturation (ex: ne plus pouvoir modifier une facture émise, ne pas pouvoir supprimer une facture transmise en comptabilité…).

L’objectif de l’administration est de limiter les fraudes fiscales, quitte à rendre plus complexe le travail de facturation…

Cela oblige par exemple à faire un travail supplémentaire en cas d’erreur (ex: transformer la facture erronée en avoir, puis refaire une nouvelle facture conforme), mais c’est désormais indispensable.

Généralement tous les logiciels respectent ces contraintes, mais parfois certains vont au delà des obligations légales.

Par exemple, le logiciel Henrri ne permet pas de réaliser une facture à une date antérieure à la dernière facture émise. Ainsi si vous vous trompez et que vous réalisez une facture au 15 mars 2021, vous ne pourrez plus éditer une facture au 1er mars… ce qui est totalement frustrant !

Faites donc toujours un test d’un scénario complet adapté à votre activité :

  • Création d’un Prospect
  • Création d’un devis à partir du prospect
  • Transformation du devis en facture (voire en commande)
  • Règlement (partiel ou total)
  • Edition d’un avoir
  • Gestion du remboursement

4 – Vérifiez que la personnalisation des devis, factures… avec votre logo et vos coordonnées est simple

La réalisation des devis et factures doit se faire un mode “visuel”, c’est-à-dire que ce que vous voyez à l’écran doit être ce qui sera imprimé (le mode WYSIWYG).

Le mode WYSIWYG vous permet de réaliser simplement des devis et factures, avec un rendu conforme à celui que vous enverrez à vos clients.

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Source Axonaut.com

Vérifiez quelques éléments clés comme le fait de pouvoir créer à la volée un client, un article… sans devoir ressortir du devis, l’ajout simple de lignes et de description, la recherche d’articles dans votre base…

De même vérifiez que vous pouvez ajouter simplement vos mentions légales (ex: mention auto-entrepreneur, condition de règlements, devis valable X jours…).

5 – Portez votre attention sur la simplicité d’enchaînement des tâches

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Le but d’un logiciel de devis et factures en ligne est avant tout de gagner du temps sur la gestion quotidienne, et d’éviter les tâches répétitives.

Pour cela, il doit disposer d’automatisations pour éviter les manipulations inutiles.

Les fonctions essentielles sont : .

  • La transformation des devis en factures (et en avoir)
  • L’enregistrement automatique du règlement client (en 1 fois et en plusieurs fois).
  • L’enregistrement du devis / facture en PDF et l’envoi par email
  • Dupliquer facilement un devis dans la liste des devis déjà effectués
  • Modifier rapidement les dates (paiement, facturation…)
  • Paiements en plusieurs fois

Mais d’autres options peuvent aussi être très intéressantes au quotidien et avoir une grande importance au moment du choix.

Par exemple la prise en compte dans la solution de devis factures :

  • Des factures récurrentes afin de facturer en automatique vos abonnements.
  • Du paiement en ligne de vos factures (via un bouton GoCardLess, Stripe…) afin d’être payé plus rapidement.
  • De la signature électronique de vos devis afin d’avoir une preuve légale (important si vous vendez des prestations).
  • Des emailings depuis un logiciel de marketing automation (ex: une promotion, une fermeture annuelle…)

6 – Testez la compatibilité avec le logiciel de votre expert comptable

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S’il y a 1 point essentiel à vérifier lors de votre test, c’est que votre expert comptable pourra récupérer vos factures pour les intégrer dans son logiciel.

Si la plupart des experts comptables acceptent un fichier au format Excel, il faut néanmoins lui envoyer un exemple de fichier afin de vérifier qu’il pourra intégrer facilement vos données.

Sinon lors de la prochaine déclaration de TVA vous risquez de devoir faire des modifications de dernière minute (ex: taux de TVA, comptes bancaires…), en particulier si vous possédez déjà un logiciel.

7 – Examinez la facilité à faire un modèle de devis détaillé avec une mise en forme, des sections…

Votre devis met en jeu l’image de votre entreprise.

Vos documents commerciaux doivent donc valoriser votre entreprise.

En particulier vous devrez vérifier :

  • Qu’il est possible d’ajouter simplement votre logo.
  • Que la couleur, la police… soient conformes à votre charte graphique
  • Que vous pouvez ajouter du texte libre et des sections pour différencier les différents éléments du devis

D’autres fonctions peuvent être éventuellement intéressantes (ex : ajouter des photos dans les devis), mais c’est plus du registre de l’accessoire.

A noter : si votre activité est à l’inverse très orientée “volume” (beaucoup de devis, beaucoup de lignes de facture…), dans ce cas vérifiez que vous pouvez saisir rapidement vos devis et factures.

8 – Vérifiez que le logiciel gère bien des prix en HT ou TTC, et toutes les spécificités de votre activité

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Si vous travaillez avec des particuliers (ou que vous êtes auto-entrepreneur), la gestion des ventes en TTC est indispensable (sinon vous allez jongler sans cesse avec votre calculatrice).

Vous devez donc vérifier dans les paramétrages du logiciel que vous avez bien l’option de facturation en HT ou TTC.

Cela peut être d’autres choses comme la gestion de la TVA Dom Tom, le multi-langue, les nomenclatures… si votre activité le nécessite.

9 – Testez le support technique et sa réactivité

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Lorsque l’on n’est pas un professionnel de l’informatique, il est nécessaire d’être accompagné afin de ne pas perdre des dizaines de minutes à lire une documentation, à faire des tests..

Le plus difficile avec un logiciel de facturation, c’est le départ avec le paramétrage initial :

  • Importation des fichiers clients, articles, code de TVA, banques…
  • Ajout des logo, des mentions légales… dans les des devis et factures

C’est pourquoi vous devez vérifier qu’il existe un assistant qui vous accompagne au lancement, voire d’assister à des webinaires de présentation de la solution où vous pourrez poser toutes vos questions.

En complément, concernant le support technique, avoir un chat est très pratique car cela permet d’avoir des réponses en temps réel.

Cependant vérifiez bien qu’il est aussi possible d’avoir quelqu’un au téléphone ou d’être rappelé, car lorsque l’on est bloqué.

logiciel devis factures
Source Axonaut.com

10 – Vérifiez que la lecture est facile sur mobile, voire qu’une app mobile est disponible

L’un des avantages d’un logiciel de devis factures en ligne, c’est de pouvoir l’utiliser en situation de mobilité, en particulier avec son smartphone.

Le but n’est pas forcément de faire des devis complexes en face de vos clients via une app Mobile, mais au minimum de pouvoir consulter ses affaires (ex : répondre au téléphone à un client qui vous demande si son devis est bien envoyé, à un fournisseur sur un dossier à gérer…).

Dès lors, avoir une App Mobile vous permettra de gagner du temps (ex: entre deux rendez vous, dans les transports…), voire parfois de dire “Je vous envoie le devis dans 5 minutes”, et de le faire vraiment grâce à une version mobile du logiciel !

Vous verrez que vous gagnerez ainsi la confiance de vos prospects !

11 – Choisissez un logiciel avec un prix en phase avec votre budget

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Lorsque l’on est une PME ou une TPE, le logiciel doit être abordable et permettre un usage avec 2 personnes (vous et la personne qui gère l’administratif).

Cela vous permet d’avoir un œil sur les finances, tout en réalisant facilement les devis, factures…

Pour cela, le prix de deux utilisateurs doit être dans votre budget pour éviter de devoir jongler avec les codes d’accès.

Le prix de base d’un logiciel de facture en ligne étant situé entre 20 et 50 € / mois / utilisateur.

Si vous le pouvez, ajoutez 1 à 2 jours de formation afin d’être immédiatement opérationnel sur la solution.

Les 500 à 2000 € de formation vous permettront de gagner énormément de temps sur le paramétrage, sur la mise en place…

12 – Valider les possibilités d’importation des fichiers clients, articles… et la mise à jour en masse.

Au démarrage du logiciel, vous allez importer toutes vos données, mais régulièrement vous allez devoir faire des mises à jour :

  • Modification des prix de vos produits
  • Ajout de nouveaux produits
  • Intégration de prospects générés grâce à une action commerciale

Vérifiez bien que cette première importation est simple, et que vous serez capable de le refaire facilement plus tard de manière autonome.

13- Est ce que vous avez une bonne vision des impayés et les moyens de les relancer ?

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La trésorerie est le carburant de l’entreprise… s’il n’y a plus de cash, le moteur s’arrête…

Il est donc essentiel d’avoir une vision simple et précise de votre situation financière :

  • Les clients en retard de paiement
  • Les devis en cours et à relancer
  • Les prochains règlement fournisseur à effectuer

Un tableau de bord simple vous évitera le stress vous demander où vous en êtes et à vérifier qu’il n’y a pas de problème particulier.

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Source Axonaut.com

14 – Est ce que d’autres entreprises comme la vôtre ou dans d’autres secteurs sont mentionnés comme clients référents ?

Si vous êtes dans un secteur d’activité particulier (ex: vente à l’export, facturation de produits avec 2 chiffres après la virgule, ventes en plusieurs devises, devis factures du bâtiment avec les garanties…), demandez à l’éditeur du logiciel s’il dispose de témoignages de clients dans votre secteur d’activité ou dans un secteur proche.

Ainsi vous serez rassuré sur le fait que le logiciel est adapté à votre activité, et si vous avez encore un doute, vous pouvez contacter directement sur Linkedin la personne ayant fait le témoignage pour avoir un retour impartial.

15 – Pouvez vous tester la solution avant d’acheter, et dans ce contexte arrivez vous à en faire une utilisation minimale

En tant que TPE/ PME, la première impression avec le logiciel de devis facture est essentielle.

Si dès le départ vous le trouvez lourd, compliqué… sachez que cela ne va pas s’améliorer avec le temps.

Certes vous allez apprendre à l’utiliser au fil du temps, mais si vous ne l’utilisez pas tous les jours, vous allez pester à chaque fois contre sa lourdeur, ses problèmes d’ergonomie…

C’est pourquoi, demandez toujours à tester le logiciel pendant quelques jours, et ensuite réservez 2 heures pour faire vos tests.

Pour vous aider à choisir de manière impartiale, faites une grille de sélection avec une note de 1 à 10 pour différents critères clés:

  • Prix
  • Facilité d’utilisation
  • Qualité du support technique
  • Fonctionnalités actuelles
  • Evolutivité de la solution

Je vous incite à prendre le temps de tester correctement la solution.

Il faut prendre au moins 2h pour tester la solution, et surtout éliminer immédiatement celles trop complexes.

Pour cela faites une short liste de 2 ou 3 solutions, et prenez 1 journée pour vous faire votre opinion.

Cette journée investie sera largement rentabilisée par la suite.

16 – Listez quelles sont les fonctionnalités optionnelles et le coût

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La plupart des logiciels de Devis Factures proposent plusieurs éditions à différents prix, mais il peut y avoir également des options supplémentaires et des frais.

Par exemple, si vous avez besoin d’accéder à plusieurs au logiciel (ex : votre assistante, un commercial…), pensez à vérifier le prix à l’utilisateur et le prix de certains modules.

Certains modules optionnels peuvent se révéler être de vrais gains de temps (ex : signature électronique) et vous faire gagner du temps chaque semaine, tandis que d’autres seront vraiment peu utiles.

17 – Anticipez l’évolutivité de la solution pour automatiser d’autres tâches administratives

L’utilisation du logiciel de devis et factures permet d’automatiser une partie de son activité, cependant il reste énormément d’actions qu’un logiciel peut faire à votre place.

Vous pouvez donc faire un déploiement en différentes phases (devis & factures, puis achats…).

Par exemple, dans un premier temps, gérer les achats et les stocks est généralement inutile pour une PME, mais cela peut devenir intéressant afin de comparer les prix d’achat / prix facturés (d’expérience il y a toujours des écarts).

Un autre point à anticiper, c’est la prospection et la gestion du service client, afin de ne rien oublier des demandes clients et ainsi améliorer l’expérience client.

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Source Axonaut.com

En effet ce n’est pas tout de vendre, il faut avant tout avoir des clients contents. Or si vous avez plus de 20 clients actifs, vous risquez d’avoir rapidement une masse de demandes en attente, et dès lors il est important de bien les gérer.

5 conseils pour choisir un logiciel devis facture par Quentin d’Axonaut

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Dans le cadre de ce dossier, j’ai demandé à Quentin Leymarie d’Axonaut de me donner 5 conseils pour bien débuter avec son logiciel de devis factures :

1- Prenez du temps pour tester le logiciel : chaque logiciel détient ses fonctionnalités, son ergonomie, sa vision. Prendre le temps de tester les fonctionnalités importantes est primordial.

2- Importez vos anciennes données : en effet, l’historique d’une structure est importante pour prendre les bonnes décisions. Vérifiez bien que cela est possible dans votre futur logiciel.

3- Ne paramétrez pas tout le logiciel : ce conseil peut paraître étrange mais il est pourtant essentiel. Il vaut mieux configurer votre compte sur les fonctionnalités principales pour répondre aux besoins primaires. Et petit à petit, une fois que la transition est réalisée, paramétrez les autres fonctionnalités. Vous gagnerez en temps et en assurance !

4- Configurez le look et les mentions obligatoires : sécurisez avant tout les documents (devis & factures) que vous allez envoyer. Les mentions obligatoires, vos conditions, vos CGV devront être présentes !
Idem concernant l’identité graphique des documents. Vos devis et factures reflètent l’image, le sérieux de votre entreprise. Prenez le temps de paramétrer pour un rendu professionnel !

5- Gardez votre ancien et nouveau logiciel en parallèle : une période de transition sera nécessaire pour bien gérer vos anciens contrats, devis, factures. Finissez vos dossiers en cours sur l’ancien logiciel permettra de ne pas perdre d’informations et ainsi assurer une transition en douceur et sécurité

La checklist pour bien préparer le test de son logiciel de devis facture

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Cette mini checklist va vous aider à lister les éléments clés à rassembler pour tester votre logiciel de devis facture.

Auparavant, faites un mini audit de la situation existante :

  • Ce qui marche bien, les limites de la solution actuelle et ce qui peut être amélioré.
  • Le processus commercial actuel (quand on fait un devis, quand on enregistre un règlement…) et comment il pourrait être fluidifié.
  • Définir l’objectif principal à atteindre avec le logiciel à court terme, et à moyen terme.
  • Faire une analyse des éventuels risques pour anticiper les problèmes (ex: utiliser les 2 logiciels en parallèle…).
  • Lister ce qui doit être validé (les modèles de factures…) et par qui (ex : l’export vers l’expert comptable, le design des devis…), en vérifiant bien ce qui est pratiqué “sur le terrain” et pas uniquement dans la tête du chef d’entreprise.
  • Qui sera chargé de tester le logiciel (l’utilisateur clé qui pourra former les autres personnes)
  • Estimer le budget pour le logiciel de devis factures, à la fois pour l’abonnement mais aussi pour la partie mise en place.
  • Vos spécificités métiers (ex: devis valables X jours, facturation en devises…)

Ensuite rassemblez les informations clés qui seront nécessaire au paramétrage du logiciel de devis facture :

  • Un exemple de devis simple et complexe
  • Un exemple de facture simple et un autre exemple complexe
  • Un fiche client type avec toutes les informations nécessaires
  • Une liste des données que doit contenir une fiche produit / service
  • Un petit fichier d’articles et de clients à importer dans le logiciel, avec les différentes catégories, taux de TVA…
  • Votre votre logo au format JPG ou PNG
  • Un cahier un fichier partagé pour noter toutes les questions qui vous viennent lors de l’utilisation de la version d’essai afin de poser la question au service commercial de l’entreprise

Attention : le mieux est l’ennemi du bien… résistez à la tentation d’ajouter trop d’informations dans les fiches clients, les fiches produits… mieux vaut commencer simplement et ensuite ajouter des fonctionnalités.

En conclusion, les 3 clés pour choisir son logiciel de devis facture

choisir logiciel devis facture

J’espère que ce dossier vous aura donné toutes les informations pour choisir le meilleur logiciel devis facture adapté à votre activité…

Encore une fois, ne vous fiez pas uniquement au prix, car s’il existe de nombreux logiciels de devis facture gratuits, ceux-ci sont souvent limités en fonctionnalités ou nécessitent des manipulations supplémentaires qui au final vous feront perdre de précieuses minutes tous les jours.

S’il faut retenir 3 clés pour choisir le bon logiciel, je vous recommande :

  • De tester l’outil en conditions réelles en mode “scénario”,
  • De prendre le temps de tester le logiciel de facturation (au moins 2h) afin d’être certain de bien connaître les avantages et inconvénient,
  • D’anticiper les évolutions futures de votre entreprise et la capacité du logiciel à y répondre.

Enfin, ne soyez pas radin… 10 ou 20 € de plus par mois ce n’est rien si la solution vous permet d’économiser 2 ou 3 heures par mois…

Source officielle de cet article : site web ici

Marino Stozza
Marino Stozza
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